Steekproef cursusgroepenregeling

Is uw declaratie in de steekproef gevallen?

Is uw declaratie bij het fonds Colland Arbeidsmarkt in een steekproef gevallen? Dan betekent dit dat wij van u nadere informatie vragen die betrekking heeft op de delaraties(s).

Waarom steekproeven? 

Bedrijven kunnen bij het fonds Colland Arbeidsmarkt als tegemoetkoming in de scholingskosten van hun werknemers een subsidie aanvragen. Werkgevers hebben binnen deze subsidieregeling een grote vrijheid in de keuze van zowel de cursus als de opleider. Daarnaast is geprobeerd om werkgevers en werknemers zo min mogelijk te belasten bij de administratieve verwerking van een declaratie.

Helaas zijn er werkgevers en opleiders die hier misbruik van maken en die de subsidieregeling en de gelden op een ongewenste manier gebruiken. Het gaat om gelden die u en uw werknemers opbrengen. Het bestuur is verantwoordelijk voor een juiste besteding van deze gelden. Daarom heeft het bestuur opdracht gegeven om door middel van willekeurige steekproeven declaraties nader te bekijken.

Het bestuur begrijpt dat de steekproeven een extra belasting kunnen zijn voor sommige werkgevers. Het alternatief is om aan alle declaraties zwaardere eisen te stellen, maar daarmee zouden alle declaraties ingewikkelder worden. Dat vindt het bestuur niet wenselijk. Het bestuur vraagt daarom op voorhand uw begrip voor en medewerking aan de steekproeven.

Uw declaratie zit in de steekproef. Wat nu? 

Uw declaratie is opgenomen in de steekproef. Dat betekent dat uw declaratie voorlopig niet wordt beoordeeld. U ontvangt eerst een verzoek om nadere informatie over de declaratie toe te sturen. Deze informatie moet u binnen twee maanden na einddatum van de cursus aanleveren. Het niet of gedeeltelijk aanleveren van de gevraagde informatie heeft gevolgen voor de beoordeling van uw declaratie. Dit kan leiden tot een afwijzing van de declaratie.

Nadat u de informatie heeft aangeleverd, wordt deze beoordeeld in relatie tot de declaratie. Er zijn drie mogelijke uitkomsten:

• Alles is in orde. De declaratie wordt uitbetaald.
• Document(en) zijn incorrect, u ontvangt een bericht met de reden van afkeuring.
  Let op: U heeft eenmalig de mogelijkheid om een juist document toe te voegen binnen twee maanden na de laatste cursusdag.
  Eventueel wordt uw declaratie voorgelegd aan de sectorcommissie waarin werkgevers- en werknemersvertegenwoordigers namens uw sector zitting hebben. Zij geven dan een definitief oordeel.
• De declaratie wordt op basis van de informatie afgekeurd. U ontvangt een bericht met de reden dat de declaratie is afgekeurd.

Welke informatie moet ik aanleveren?

U wordt gevraagd de volgende documenten/informatie aan te leveren.

Bewijs van deelname
Een bewijs van deelname kan zijn een diploma of een getuigschrift. Het diploma of getuigschrift moet minimaal de volgende gegevens bevatten:

• naam van de cursus;
• naam van de opleider;
• naam van de deelnemer;
• data van de cursus;
• datum waarop het diploma/getuigschrift is verstrekt;
• een handtekening namens de opleider.

of

Presentielijst
De Presentielijst dient minimaal de volgende gegevens te bevatten:

• Naam van de cursus;
• Data cursus;
• Naam van de opleider;
• Naam van de deelnemer;
• Handtekening deelnemer;
• Handtekening namens de opleider.
  

Bewijs van betaling
Een bewijs van betaling kan zijn een kopie van een bankafschrift of print vanuit internet-/telebankieren. Uit de kopie moet af te leiden zijn:

• wat de datum van betaling is;
• voor welke cursus en welke deelnemer de betaling is gedaan (bv. door middel van een factuurnummer);
• wat het betaalde bedrag is;
• wat het rekeningnummer is waarvan en waarop de betaling is gedaan.

Informatie op bankafschriften die geen relatie hebben met de declaratie kunt u uiteraard onleesbaar maken.

Let op: Maakt u gebruik van batchbetalingen, dan is ook een specificatie van de batchbetaling verplicht.

Inhoudelijke beschrijving van de cursus
Een inhoudelijke beschrijving van de cursus bevat minimaal de volgende informatie:

• de naam van de cursus;
• de cursusdata en het aantal dagdelen dat de cursus gegeven is;
• de cursuslocatie;
• voor wie de cursus bestemd is (doelgroep);
• de leerdoelen van de cursus;
• het programma en de opbouw van de cursus (enkel een opsomming van de onderwerpen voldoet niet).